Những thông tin cần biết để quản lý PO hiệu quả

Những thông tin cần biết để quản lý PO hiệu quả

Khái niệm PO là gì luôn là thắc mắc chung của nhiều người. Thực tế, những vấn đề liên quan đến PO thường tập trung xoay quanh quá trình mua bán hàng hoá quốc tế. Việc hiểu rõ hơn về PO sẽ giúp bạn vận dụng một cách có hiệu quả và nắm bắt được nhiều cơ hội tốt. Cùng Nipponlink Vietnam khám phá thêm qua bài viết dưới đây nhé.

PO (Purchase Order) là gì?

PO là gì? PO hay Purchase Order là khái niệm dùng để chỉ đơn đặt hàng, cụ thể là loại tài liệu thương mại được gửi từ phía người mua đến nhà cung cấp nhằm uỷ quyền mua hàng. Trong hầu hết các trường hợp, PO đồng thời là hợp đồng ràng buộc chính thức trong quá trình mua hàng hoá, dịch vụ.

PO là tài liệu quan trọng của doanh nghiệp (Nguồn: Internet)

Nội dung chính của PO là gì?

Hiện nay, nhiều đơn đặt hàng cũng chính thức hoá tất cả các điều khoản liên quan đến thanh toán và vận chuyển. Mỗi đơn được đánh tương ứng với một số duy nhất, nhằm giúp quá trình theo dõi tài khoản thanh toán về sau được dễ dàng hơn.

Cụ thể, mỗi PO luôn đi kèm đầy đủ thông tin liên quan đến mô tả chi tiết về hàng hoá, bao gồm: số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng, bao bì, thanh toán, thời hạn, cam kết các bên,… Nội dung cụ thể như sau:

  • Number and date (số và ngày).
  • Seller/Buyer: Name, contact, Tel/fax (thông tin liên hệ của người mua, người bán).
  • Goods description/Commodity/Product (Các mô tả liên quan đến hàng hóa).
  • Quantity (số lượng).
  • Specifications/Quality(phẩm cấp, thông số kỹ thuật).
  • Unit price (đơn giá
  • Total amount (Tổng giá trị hợp đồng).
  • Payment terms (điều kiện thanh toán).
  • Incoterms (điều kiện giao hàng).
  • Special instruction (discount, FOC,…).
  • Signature (chữ ký).

Các nội dung cơ bản luôn luôn cần có trên PO (Nguồn: Internet)

Ý nghĩa của PO là gì?

PO là gì? Đây là loại chứng từ có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp, dùng để kiểm tra, đánh giá các vấn đề liên quan đến đơn hàng. Cụ thể như sau:

  • PO được tạo ra giúp tìm kiếm các dịch vụ, vật phẩm nhằm mục đích tạo điều kiện thuận lợi cho giao dịch hàng ngày.
  • PO cho phép người mua hàng được thể hiện mọi mong muốn, nhu cầu thông qua nhà cung cấp, cả hai bên đồng thời có thể sử dụng PO trong trường hợp đơn đặt hàng không được giao thành công.
  • PO cung cấp các tài liệu chính thức về quá trình giao hàng, tình trạng giao hàng đối với nhóm mua sắm, tài chính và vận hành. Điều này đồng nghĩa với việc khi một đơn hàng được tạo, chi phí đồng thời sẽ được thiết lập, căn cứ vào đây khách hàng có thể đánh giá và lên kế hoạch chi tiêu phù hợp.
  • PO mang tính ràng buộc về mặt pháp lý được nhà cung cấp chấp nhận trong các trường hợp không có hợp đồng chính thức.
  • PO góp phần đảm bảo quá trình kiểm toán, phát hành, xử lý và ghi đơn luôn diễn ra thuận lợi.

Phân biệt PO (Purchase Order) với Sale Contract (SC) và Proforma Invoice (PI)

PO (Purchase Order)

PO (Purchase Order) là loại tài liệu do nhà nhập khẩu soạn thảo, gửi sang nhà cung cấp và có giá trị tương tự như một yêu cầu mua hàng. Nội dung trên PO đòi hỏi phải liệt kê chi tiết về thông tin hàng hoá, đơn giá, số lượng, trị giá như trên hợp đồng. Tuy nhiên, giá trị pháp lý vẫn thấp hơn nhiều so với hợp đồng.

Sale Contract (SC)

Sale Contract (SC) là chứng từ quan trọng nhất luôn được ưu tiên thực hiện trong mua bán quốc tế. Sau khi hoàn tất thỏa thuận, thương lượng, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng. Theo đó, hợp đồng phải thể hiện rõ ràng các điều khoản về bên tham gia, giá cả, hàng hoá, bảo hành, phạt,… Ngoài ra, cả hai bên phải đảm bảo kiểm tra SC một cách cẩn thận để tránh các sai sót không mong muốn.

Proforma Invoice (PI)

Proforma Invoice (PI) hay hóa đơn chiếu lệ là một bản dự thảo hoá đơn được soạn thảo bởi nhà xuất khẩu khi hai bên tiến hành giao dịch, nhằm ghi chú số lượng, đơn giá, thành tiền, điều khoản, điều kiện,… Tuy nhiên, PI không được sử dụng để thanh toán.

Quy trình sử dụng PO

Tùy vào từng loại hình kinh doanh, quy trình mua hàng bằng PO sẽ được thực hiện khác nhau. Tuy nhiên, các bước tiêu chuẩn thường được tiến hành như sau:

  • Bước 1: Bên mua hàng tìm hiểu và đưa ra quyết định mua sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
  • Bước 2: Bên mua hàng xuất PO cho bên bán để bắt đầu quá trình mua hàng chính thức.
  • Bước 3: Bên bán nhận PO và xác nhận với bên mua về khả năng đáp ứng điều kiện đặt hàng, nếu không đáp ứng được, PO sẽ bị huỷ.
  • Bước 4: Nếu bên bán hàng xác nhận thực hiện giao dịch thì bên mua sẽ chuẩn bị các đơn hàng dựa trên số lượng sẵn có trong kho hoặc lên lịch sản xuất để đảm bảo cung cấp đầy đủ và đúng tiến độ theo yêu cầu.
  • Bước 5: Sau khi sản xuất đủ số lượng đơn hàng theo yêu cầu, bên bán sẽ liên hệ với đơn vị vận tải – logistic để thống nhất về kế hoạch giao hàng.
  • Bước 6: Bên bán lập hóa đơn cho đơn đặt hàng có sử dụng số PO để đảm bảo tính chính xác cũng như khả năng kiểm tra chéo thông tin giao hàng một cách nhanh chóng.
  • Bước 7: Bên mua tiến hành thanh toán theo điều khoản sau khi kiểm tra hàng hoá.

Nắm rõ quy trình sử dụng PO để thực hiện một cách hiệu quả (Nguồn: Internet)

Cần phải làm gì để quản lý PO hiệu quả?

PO là một trong những chứng từ đóng vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Vì vậy, quá trình quản lý luôn đòi hỏi phải chính xác, hiệu quả nhằm hạn chế tối đa mọi rủi ro có thể phát sinh. Dưới đây là một số giải pháp hữu ích có thể tham khảo:

  • Quản lý hồ sơ nhà cung cấp đã từng đặt hàng một cách chặt chẽ, đảm bảo tính rõ ràng, dễ tiếp cận cũng như hợp lý hoá các hoạt động mua sắm. Điều này sẽ giúp cho quá trình tuyển chọn nhà cung cấp trở nên dễ dàng và chính xác hơn.
  • Nắm bắt rõ nhưng hạn chế về chi phí liên quan đến ngân sách bằng cách phân loại sản phẩm, dịch vụ cần thiết để bổ sung hàng hóa tồn kho đồng thời tách các khoản mua thành nhiều mục.
  • Triển khai hệ thống phê duyệt mua hàng để kiểm soát tốt chi phí, ngăn ngừa tình trạng quản lý tài chính yếu kém. Quy trình phê duyệt đúng cách sẽ giúp giảm thiểu việc mua hàng không đạt yêu cầu, đặc biệt là trường hợp đơn đặt trùng với sản phẩm đã đặt trước đó.
  • Thiết lập các đề mục cần kiểm tra để đánh giá, đảm bảo chất lượng, duy trì dữ liệu chính xác cho các đơn đặt hàng. Điều này giúp giảm thiểu đáng kể các sai sót, đặc biệt là những thông tin quan trọng liên quan đến số lượng mua, vận chuyển, thuế, giá cả,…
  • Lưu trữ, quản lý hồ sơ đúng cách để hạn chế thất thoát, nhầm lẫn, đặc biệt là đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối cho các chứng từ.
  • Quy trình huỷ đơn hàng cần thực hiện rõ ràng, khi PO bị huỷ phải kèm một văn bản chính thức, bao gồm các thông tin liên quan cùng chữ ký phê duyệt.

Trên đây là tổng hợp thông tin liên quan đến PO là gì và một số vấn đề liên quan như quy trình sử dụng, phương pháp quản lý hiệu quả,… Hy vọng thông qua những chia sẻ này, bạn đã có thêm nhiều cập nhật hữu ích. Ngoài ra, nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm vị trí thích hợp trong ngành ngân hàng, đừng quên truy cập vào Nipponlink Vietnam để tiếp cận với nhiều lựa chọn đa dạng.

Nguồn : Sưu tầm

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm thông tin du học Nhật & thông tin việc làm, vui lòng liên hệ với chúng tôi

NipponLink Vietnam ServiceS  Co., Ltd.

Add: Room 401 – 4th Floor – Huy Phi Bld,

80-82 Truc Khe Street  – Dong Da Dist – Hanoi – Vietnam

Tel: +84.24.37741769    Fax: +84.24.37741770

Website: www.nipponlinkvn.com

Tin tức